ManageAsist

ManageAsist este un sistem integrat pentru managementul administrativ al UBB.

Obiectivele sistemul sunt modelarea integrată a activităţilor administrative din cadrul UBB şi asigurarea unor facilităţi de asistenţă managerială la diverse niveluri.

Printre caracteristicile principale ale sistemului amintim: acces distribuit, baza de date integrată, modelarea organigramei UBB, modelare a fluxurilor informaționale între compartimente, prelucrări specifice ale compartimentelor UBB, situații și rapoarte cu rol de asistență managerială pe diverse niveluri, granularitatea securității și drepturilor de acces în funcție de poziția în organigramă.

Structura sistemului este prezentată în figura de mai jos:

managementasisit

Descrierea modulelor implementate în cadrul Direcției Generale Administrative a UBB:

Evidența documentelor

Introducerea în sistem a următoarelor documente:

  • dispozitii de plata/incasare, borderouri, mandate, cec (lei si valuta), facturi emise,facturi primite;
  • deconturi,ordonantari compartiment, ordonantari Financiar, angajamente legale, angajamente globale, ordine de plata, dispozitii de plata externa;
  • transmiterea documentelor prelucrate in aplicatia de Contabilitate;
  • situatii financiare obtinute pe baza documentelor introduse;
  • transmiterea ordinelor de plata in aplicatia de la Ministerul Finantelor;
Contabilitate
  • Gestiunea si evidenta inregistrarilor contabile pe surse de finantare si in cadrul acestora pe proiecte. Genereaza situatii: Balanta de verificare, Executia bugetara, Fisa contului, Registrul jurnal, Jurnale pe documente, Solduri pe proiecte, Jurnal TVA etc. Genereaza raportari lunare si trimestriale:Cont de executie venituri si cheltuieli, Monitorizare cheltuieli personal, Anexa 5 la Bilant etc;
  • Gestiunea si evidenta inregistrarilor in afara bilantului -Angajamente legale, Angajamente si credite bugetare. Genereaza situatii in afara bilantului
Mijloace fixe
  • Asigură actualizarea datelor pentru mijloacele fixe existente si a celor introduse prin magazie; Inregistrarea mişcărilor mijloacelor fixe pe gestiuni(dare in folosinta, transfer, casari,etc); Inregistrarea amortizărilor si transmiterea la contabilitate; Situatii legate de mijloacele fixe (pe gestiuni,pe surse, pe proiecte); Introducerea propunerilor de casare pentru mijloacele fixe.
Cantina
  • Introducerea documentelor de receptie de alimente, actualizarea retetelor; Introducerea meniurilor zilnice pentru studenti; Prepararea retetelor din meniuri, iesiri alimente si preparate pe baza rapoartelor de vanzare; Evidenta stocurilor la alimente si preparate, balante, fise de magazie,etc.
Financiar
  • Operațiile de încasare și plată. Prelucrează documentele din Serviciul Financiar, adică dispozitii de plata/incasare, borderouri, mandate, cec (lei si valuta), ordine de plata, dispozitii de plata externa;
Casierie
  • Incasarea taxelor direct la Casierie sau pe baza dispozitiilor de incasare / borderourilor emise de Serviciul Financiar, inregistrarea foilor de varsamant, plata pe baza dispozitiilor de plata emise de Serviciul Financiar, registrul de casa si alte situatii de verificare.
Valorificare
  • Valorificarea facturilor primite.
Declaratia 112
  • Generarea fișierelor XML pentru raportarea la Agenția Națională de Administrare Fiscală.
Revisal UBB
  • Generarea fișierelor XML pentru raportarea registrului unic al salariaților la Inspecția Muncii.
Magazia
  • Gestiunea magaziilor, introducerea documentelor de receptie pentru materiale, mijloace fixe, obiecte de inventar; Introducerea documentelor de dare in consum/in miscare a acestora; Generarea de diverse situatii situatii (stoc, fisa magazie,etc.)
Granturi
  • Introducerea devizelor antecalcul pe proiecte, a sumelor blocate pe baza referatelor, a incasarilor si a platilor pe proiecte pe baza documentelor introduse la financiar; Ofera vizualizarea situatiei financiare a proiectelor si alte situatii.
Obiecte de inventar
  • Asigură actualizarea datelor pentru obiectele de inventar existente si a celor introduse prin magazie; Inregistrarea mişcărilor pe gestiuni (dare in folosinta, transfer, casari,etc); Situatii legate de obiectele de inventar (pe gestiuni,pe surse, pe proiecte); Introducerea propunerilor de casare pentru obiectele de inventar.
Administrativ
  • Completarea numerelor de inventar pe baza receptiilor de la magazie, introducerea bonurilor de miscare, pe baza repartitiei si a bonurilor de transfer intre gestiuni, pentru mijloacele fixe si pentru obiectele de inventar
Achiziții
  • Contracte, comenzi pe produse, servicii, lucrari

Accesul unităților UBB (facultăți, departamente, centre) la facilitățile și sintezele specifice oferite de sistem este realizat prin urmatoarele module:

Situația financiară
  • Situatii incasari/plati si miscari pe surse detaliu/componente sold sau tipuri de incasari/plati la nivelul facultatilor.
Proiecte online
  • Vizualizarea detaliilor financiare ale proiectelor de cercetare.
Referate online
  • Introducerea, actualizarea si urmarirea traseului referatelor de necesitate pentru unitati si pentru proiecte. Aplicatia este in curs de dezvoltare.
©2017, copyright Directia Tehnologiei Informatiei si Comunicatiilor